E-Rechnung Umfrage 2026: Was die ZDH-Studie über den Stand der E-Rechnungspflicht in Betrieben zeigt

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ende 2026 läuft die erste Übergangsfrist für die Ausstellung aus. Wie weit die Betriebe nach mehr als einem Jahr Empfangspflicht sind, zeigt eine Umfrage des Zentralverbands des Deutschen Handwerks (ZDH) unter 1.926 Handwerksbetrieben aus dem Januar und Februar 2026.

Das Ergebnis ist ernüchternd: E-Rechnungen kommen an, doch die meisten Betriebe verarbeiten sie von Hand, und viele schätzen den Nutzen bisher gering ein. Wir ordnen die Zahlen ein, stellen ihnen eine Bitkom-Erhebung aus der Zeit vor der Pflicht gegenüber und zeigen, welche Schritte jetzt sinnvoll sind.

Was die ZDH-Umfrage zur E-Rechnung misst

Der ZDH hat die Umfrage zur E-Rechnung vom 12. Januar bis 27. Februar 2026 über 52 Handwerkskammern aus allen 16 Bundesländern durchgeführt und die Ergebnisse am 18. Mai 2026 veröffentlicht. Gefragt wurde in drei Bereichen: Empfang, Ausstellung und Archivierung von E-Rechnungen. 56,0 % der teilnehmenden Betriebe lagen 2025 mit ihrem Umsatz unter 800.000 Euro, 44,0 % darüber. Bei 69,0 % erstellt ein Steuerberater die Buchhaltung.

Zum Vergleich ziehen wir eine Studie des Digitalverbands Bitkom heran. Bitkom Research hat dafür 1.103 Unternehmen ab 20 Beschäftigten telefonisch befragt, und zwar in den Kalenderwochen 16 bis 23 des Jahres 2024, also mehr als ein halbes Jahr vor Beginn der Empfangspflicht. Die Ergebnisse erschienen am 3. Dezember 2024.

Beim Lesen der Zahlen sollten Sie drei Punkte beachten:

• Es geht um das Handwerk. Die ZDH-Umfrage bildet Handwerksbetriebe ab, nicht die gesamte Wirtschaft. Angaben zur Repräsentativität enthält die veröffentlichte Übersicht nicht, ausführliche Auswertungen stehen nur im Mitgliederbereich des Verbands.
• Es sind Selbstauskünfte. Ob alle Befragten den gesetzlichen Begriff der E-Rechnung zugrunde gelegt haben, lässt sich nicht prüfen. Eine einfache PDF-Rechnung ist seit 2025 keine E-Rechnung mehr.
• Die beiden Studien sind nicht direkt vergleichbar. Bitkom befragte Unternehmen ab 20 Beschäftigten vor der Pflicht, der ZDH Handwerksbetriebe nach gut einem Jahr Empfangspflicht. Eine Zeitreihe ergibt sich daraus nicht.

E-Rechnungspflicht: Was seit 2025 gilt und was 2027 kommt

Rechtsgrundlage ist § 14 des Umsatzsteuergesetzes. Eine E-Rechnung ist danach eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen, also der Normenreihe EN 16931, oder zwischen den Parteien vereinbart sein, sofern sich die gesetzlichen Angaben richtig und vollständig extrahieren lassen. Nach Angabe des Bundesfinanzministeriums (BMF) erfüllen insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Anforderungen, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL. Über vereinbarte Formate können auch EDI-Verfahren weiter genutzt werden.

Für die Pflichten gilt ein gestaffelter Zeitplan nach § 27 Absatz 38 UStG:

• Seit 1. Januar 2025: Empfang. Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Ausnahmen sind nicht vorgesehen. Dafür genügt laut BMF bereits ein E-Mail-Postfach.
• Bis 31. Dezember 2026: Übergang für alle. Für Umsätze aus 2025 und 2026 dürfen Unternehmen noch Papierrechnungen oder, mit Zustimmung des Empfängers, andere elektronische Formate wie PDF verwenden.
• Ab 1. Januar 2027: Ausstellung für größere Unternehmen. Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, muss für Umsätze ab 2027 an andere inländische Unternehmen E-Rechnungen ausstellen. Wer nicht mehr als 800.000 Euro erreicht hat, darf für Umsätze aus 2027 noch sonstige Rechnungen verwenden. EDI-Verfahren, die nicht ohnehin die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen, bleiben mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2027 zulässig.
• Ab 1. Januar 2028: alle Unternehmen. Nach Ablauf der Übergangsfristen ist die E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen verpflichtend.

Keine E-Rechnung brauchen unter anderem Rechnungen an Verbraucher, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und Rechnungen von Kleinunternehmern. Die Verwaltungsauffassung hat das BMF in zwei Schreiben vom 15. Oktober 2024 und vom 15. Oktober 2025 festgelegt. Die Fragen und Antworten des BMF zur E-Rechnung fassen sie zusammen (Stand März 2026).

Dieser Artikel ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Welche Fristen und Ausnahmen für Ihr Unternehmen gelten, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung.

Empfang: E-Rechnungen kommen an, werden aber meist von Hand verarbeitet

Die befragten Betriebe erhielten 2025 im Schnitt 1.193 Eingangsrechnungen, davon im Schnitt 574 E-Rechnungen. Nur etwa die Hälfte der Eingangsrechnungen lag damit als E-Rechnung vor. Empfangen werden sie überwiegend per E-Mail (93,4 %, Mehrfachnennungen möglich). 13,9 % laden E-Rechnungen aus Portalen der Rechnungssteller herunter, das Peppol-Netzwerk nutzen 0,3 %.

Zum Vergleich: Im Frühjahr 2024 konnten laut Bitkom erst 45 % der Unternehmen ab 20 Beschäftigten Rechnungen als E-Rechnung empfangen. Fast alle nahmen Rechnungen per E-Mail (96 %) und per Briefpost (93 %) an. Dass E-Mail auch bei E-Rechnungen der wichtigste Kanal ist, passt zur Rechtslage, denn ein Postfach reicht für den Empfang aus.

Der eigentliche Engpass liegt danach. 65,7 % der Handwerksbetriebe verarbeiten E-Rechnungen manuell, 21,4 % teils manuell und teils automatisiert, nur 7,9 % automatisiert. 47,4 % empfinden den Aufwand für den Empfang als höher als bei PDF-Rechnungen, bei der Weiterverarbeitung sind es 48,2 %. Einen geringeren Aufwand sehen nur 10,0 % beziehungsweise 11,3 %.

Typische Probleme beim Empfang

Als Probleme nannten die Betriebe am häufigsten das Auslesen der Rechnungs- und Pflichtangaben (30,9 %), Abweichungen zwischen Datensatz und PDF-Datei (19,3 %) und nicht validierbare Rechnungen (17,0 %). Der ZDH beschreibt zudem uneinheitlich befüllte Datenfelder, durch die sich Rechnungsdaten oft nicht zuordnen und weiterverarbeiten lassen.

Die Abweichung zwischen Datensatz und PDF ist mehr als ein Schönheitsfehler. Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD ist seit Einführung der Pflicht der strukturierte Teil maßgeblich, nicht das PDF. Weichen beide voneinander ab, gelten die Daten, und ein Vorsteuerabzug ist laut BMF nur aus dem strukturierten Teil möglich. Wer nur das PDF prüft, prüft also womöglich nicht die maßgebliche Rechnung.

Ausstellung: Gut ein Drittel versendet bereits E-Rechnungen

37,1 % der befragten Betriebe stellen bereits selbst E-Rechnungen aus, obwohl das bis Ende 2026 noch freiwillig ist. Sie versandten 2025 im Schnitt 1.310 Ausgangsrechnungen, davon 495 als E-Rechnung. Das meistgenutzte Format ist ZUGFeRD (73,5 %), XRechnung nutzen 43,8 %, Mehrfachnennungen waren möglich. Versendet wird ebenfalls überwiegend per E-Mail (93,7 %).

Die Umstellung gelang meist ohne Softwarewechsel: 87,3 % konnten ihre bisherige Software weiternutzen, gegebenenfalls mit einer neuen E-Rechnungsfunktion. 44,5 % brauchten aber Unterstützung durch einen IT-Dienstleister. Die einmaligen Einführungskosten lagen im Schnitt bei 2.976 Euro, hinzu kommen im Schnitt 798 Euro pro Jahr. Zu den Kosten äußerten sich allerdings nur 58,7 % beziehungsweise 49,4 % der ausstellenden Betriebe.

Den Nutzen bewerten die ausstellenden Betriebe zurückhaltend: 32,1 % halten ihn für gering, 27,5 % für eher gering, 23,4 % für eher hoch und 16,0 % für hoch.

Viele planen erst für das zweite Halbjahr 2027

Von den Betrieben, die noch keine E-Rechnungen ausstellen, planen 48,2 % die Einführung erst für das zweite Halbjahr 2027, weitere 18,3 % für das erste Halbjahr 2027. Unsere Einschätzung, die sich nicht aus der Umfrage, sondern aus § 27 Absatz 38 UStG ergibt: Für Betriebe mit einem Gesamtumsatz über 800.000 Euro im Jahr 2026 wäre das bei Rechnungen an andere inländische Unternehmen zu spät, denn für ihre Umsätze ab dem 1. Januar 2027 endet die allgemeine Übergangsfrist. Wie viele der spät planenden Betriebe über dieser Grenze liegen, weist die veröffentlichte Übersicht nicht aus.

Archivierung: Häufig nur ein Dateiordner

55,8 % der Betriebe legen E-Rechnungen in einem Dateiordner ab, 34,5 % nutzen ein GoBD-konformes Archivierungssystem (Mehrfachnennungen möglich). 37,9 % empfinden den Archivierungsaufwand als höher als bei Papierrechnungen, 34,7 % als höher als bei PDF-Rechnungen.

Rechtlich ist das differenziert zu sehen. Ein- und ausgehende Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen. Für die Umsatzsteuer ist die Ablage außerhalb eines GoBD-konformen Systems allein laut BMF regelmäßig kein Verstoß. Für Aufbewahrungspflichten nach anderen Vorschriften, etwa der Abgabenordnung, verweist das BMF jedoch auf die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Ob eine Ablage im Dateiordner diesen Anforderungen genügt, sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung klären.

Was die Ergebnisse für Unternehmen bedeuten

Auch wenn die Umfrage nur das Handwerk abbildet, dürften viele Unternehmen die Ausgangslage kennen: Die Empfangspflicht ist formal leicht zu erfüllen, weil ein E-Mail-Postfach genügt. Der Nutzen der E-Rechnung entsteht aber erst, wenn die Daten ohne Abtippen in Buchhaltung und ERP-System fließen. Diesen Schritt hat bisher nur eine Minderheit der befragten Betriebe vollzogen.

Hinzu kommen Doppelstrukturen. Nach Angaben des ZDH arbeiten viele Betriebe parallel mit digitalen und klassischen Formaten. Das ist während der Übergangsfristen erlaubt, verursacht aber Aufwand, der erst mit einem einheitlichen Prozess sinkt.

Der ZDH fordert von der Finanzverwaltung verbindliche Vorgaben zur Feldbelegung und ein staatliches Validierungstool. Unabhängig davon hat das BMF im Oktober 2025 klargestellt, wie mit fehlerhaften Dateien umzugehen ist: Eine Datei mit Formatfehlern ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Auf das technische Ergebnis einer geeigneten Validierungsanwendung dürfen sich Unternehmen bei Beachtung der Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns verlassen, und zum Nachweis bietet es sich laut BMF an, den Validierungsbericht aufzubewahren. Die Pflicht, Rechnungen auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen, ersetzt die Validierung allerdings nicht.

Sechs Schritte zur E-Rechnung im Unternehmen

1. Empfangskanal festlegen. Richten Sie eine zentrale E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen ein und teilen Sie sie Ihren Lieferanten mit. Prüfen Sie, ob weitere Wege wie Lieferantenportale oder Peppol für Ihre Geschäftspartner relevant sind.
2. Eingehende Dateien automatisch validieren. Prüfen Sie jede E-Rechnung beim Eingang auf Format- und Geschäftsregelfehler und bewahren Sie den Prüfbericht auf. Für XRechnung stellt die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) unter anderem einen quelloffenen Validator bereit.
3. Den strukturierten Teil zur Grundlage machen. Prüfen und buchen Sie auf Basis der XML-Daten, nicht des PDF-Bilds. Zum Anzeigen von E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD bietet die Finanzverwaltung einen Viewer im ELSTER-Portal an.
4. E-Rechnungen in Buchhaltung und ERP übernehmen. Lassen Sie Rechnungsdaten automatisch in Ihre Buchhaltung einlesen und mit Bestellungen und Lieferscheinen abgleichen. Wo Standardsoftware nicht ausreicht, lässt sich der Rechnungseingang über eine Schnittstelle an bestehende Systeme anbinden. Klären Sie auch mit Ihrer Steuerberatung, auf welchem Weg E-Rechnungen dort ankommen sollen.
5. Unversehrt archivieren. Bewahren Sie den strukturierten Teil acht Jahre in seiner ursprünglichen Form auf, zusammen mit dem Validierungsbericht, und prüfen Sie, ob Ihre Ablage auch die Anforderungen der GoBD erfüllt.
6. Die Ausstellung vor Fristende testen. Prüfen Sie anhand Ihres Umsatzes 2026, ob Sie ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen müssen. Testen Sie Ihre Ausgangsrechnungen frühzeitig mit wichtigen Kunden und einem Validator.

Fazit

Die ZDH-Umfrage 2026 zeigt, wo die E-Rechnung im Handwerk steht: E-Rechnungen kommen an, meist per E-Mail, doch knapp zwei Drittel der befragten Betriebe verarbeiten E-Rechnungen von Hand, und nur rund ein Drittel archiviert sie in einem GoBD-konformen System. Bisher entsteht dadurch vor allem Mehraufwand. Wer die Zeit bis zu den Ausstellungsfristen nutzt, um Validierung, Übernahme in die Buchhaltung und Archivierung als durchgehenden Prozess aufzusetzen, erfüllt nicht nur die Pflicht, sondern kann auch den Effizienzgewinn erreichen, den der Gesetzgeber mit der E-Rechnung verbindet.