Dieselben Daten werden mehrfach erfasst
Ein Auftrag entsteht im CRM, wird im ERP neu angelegt und für die Rechnung ein drittes Mal abgetippt. Jeder Übertrag ist eine Gelegenheit für Tippfehler und veraltete Stände.
Schnittstellen und Prozessautomatisierung
Wir verbinden ERP, Buchhaltung, Zahlungsanbieter und gewachsene Datenbanken so, dass Daten einmal erfasst werden und überall korrekt ankommen. Dazu gehören Importe aus PDFs und Dateien, Synchronisationen zwischen Systemen und automatische Jobs für Arbeit, die heute jemand von Hand erledigt. Jede Anbindung ist dokumentiert und meldet Fehler, statt still Daten zu verlieren.
Typische Ausgangslagen
Die meisten Unternehmen haben genug Software. Was fehlt, sind die Verbindungen dazwischen, und diese Lücke füllen Menschen mit Kopieren, Abtippen und Abgleichen.
Ein Auftrag entsteht im CRM, wird im ERP neu angelegt und für die Rechnung ein drittes Mal abgetippt. Jeder Übertrag ist eine Gelegenheit für Tippfehler und veraltete Stände.
Preislisten, Lieferscheine oder Formulare kommen als PDF in den unterschiedlichsten Layouts. Bei Agilico lagen Medienpreislisten als heterogene Verlags-PDFs vor, deren Preise, Formate, Auflagen, Rabatte und Zuschläge in strukturierte Daten übertragen werden mussten.
Ein neues System soll entstehen, doch die vorhandenen Firmendatenbanken bleiben im Einsatz und müssen eingebunden werden. Bei ADG Sales verbindet das Backend der neuen Plattform eine MongoDB mit mehreren bestehenden MySQL-Firmendatenbanken.
Monatsabrechnung, Bestätigungsmails oder Datenabgleiche laufen nur, wenn die zuständige Person daran denkt. Fällt sie aus, bleibt die Arbeit liegen, und die Lücke fällt oft erst spät auf.
Was wir entwickeln
Wir integrieren über offizielle APIs, wo es sie gibt, und über Datenbank, Datei oder SFTP, wo nicht. Entscheidend ist, dass jede Verbindung nachvollziehbar arbeitet und sich prüfen lässt.
Wir binden Systeme wie ERP, CRM oder Buchhaltung über ihre Schnittstellen an und synchronisieren Stammdaten, Aufträge und Belege. Bei Agilico werden Angebote aus der Plattform mit Bexio synchronisiert.
Ein Import prüft Quellen auf neue Dokumente, klassifiziert sie und überführt die relevanten Werte in ein festes Datenformat. Für Agilico überwacht ein automatisierter Import Verlagsseiten, erkennt neue Preislisten und legt daraus strukturierte Produktdaten an.
Hat ein Altsystem keine API, greifen wir kontrolliert auf seine Datenbank zu oder tauschen Dateien über SFTP aus. Bei ADG Sales gruppiert das Backend jeden Kauf nach Firma und legt Kaufverträge und Bestellpositionen je Firmendatenbank in einer Transaktion an. Schlägt ein Schritt fehl, wird alles zurückgerollt.
Wiederkehrende Aufgaben wie Abgleiche, Erinnerungen oder Abrechnungen laufen zeitgesteuert oder ereignisbasiert. Im Praxisnetz Nürnberg Süd erzeugt das System für jede erfolgreiche Vermittlung fortlaufende Rechnungsnummern und zwei rollenbezogene PDF-Rechnungen, ohne dass jemand sie anstoßen muss. Bei ADG Sales prüfen zeitgesteuerte Jobs ablaufende Vertriebsrechte, erstellen Proforma- und Schlussrechnungen und versenden Erinnerungen.
Ereignisse von Zahlungsanbietern und Drittdiensten verarbeiten wir über signaturgeprüfte Webhooks. So passen Zahlungen, Abonnements und Freischaltungen zusammen, ohne dass jemand sie von Hand abgleicht.
Mitarbeitende melden sich mit ihrem bestehenden Microsoft-Konto an, statt ein weiteres Passwort zu verwalten. Die Plattform von Agilico ist dafür an die Microsoft-Anmeldung angebunden.
Vorgehen
Integrationen scheitern selten am Code, sondern an unklaren Zuständigkeiten zwischen Systemen und an Fehlerfällen, an die niemand gedacht hat. Beides klären wir, bevor die erste Zeile Integrationscode entsteht.
Wir halten fest, wo Daten entstehen, welches System für welches Feld führend ist und wer heute was überträgt. Erst danach steht fest, ob eine Synchronisation, ein Import oder ein Ereignis die richtige Form ist.
Dokumentation, Zugriffswege, Rate Limits und Testumgebungen der Zielsysteme prüfen wir früh mit einem technischen Durchstich. So zeigen sich Einschränkungen eines ERP oder einer API, bevor sie den Zeitplan bestimmen.
Wir legen fest, was passiert, wenn ein System nicht antwortet, ein Datensatz unvollständig ist oder zwei Quellen sich widersprechen. Jeder Lauf wird protokolliert, fehlgeschlagene Vorgänge lassen sich gezielt wiederholen.
Neue Automatisierungen laufen zunächst parallel zum bisherigen manuellen Weg, bis die Ergebnisse übereinstimmen. Danach übergeben wir eine Dokumentation zu Datenzuordnung, Konfiguration und Fehlerbehandlung, damit Ihre IT die Strecke versteht und betreuen kann.
Technologie
Schnittstellen und Jobs entwickeln wir meist in TypeScript auf Node.js, für Dokumentverarbeitung und Datenaufbereitung auch in Python. Eingehende Daten prüfen wir gegen Schemas, etwa mit Zod, bevor sie in PostgreSQL landen. Bei Agilico verarbeiten Python-Bibliotheken wie PyMuPDF und pdfplumber die Verlags-PDFs, die OpenAI API unterstützt die Analyse.
Wo Sprachmodelle Dokumente auswerten, entscheiden Regeln im Code und nicht das Modell, was übernommen wird: Bei Agilico liefert das Modell Werte gegen ein festes Schema, und ein Import ohne Platzierungen überschreibt nie einen vollständigen Datensatz. Im Praxisnetz Nürnberg Süd läuft die Adressvervollständigung über OpenRouteService durch das Backend, sodass der API-Schlüssel nie im Browser landet. Die Dienste laufen in Docker-Containern und werden über GitHub Actions ausgeliefert.
Referenzen
Ein PDF-Import mit Anbindung an Bexio, eine Plattform auf mehreren bestehenden Firmendatenbanken und eine automatisierte Abrechnung zwischen Arztpraxen. Die Fallstudien zeigen, wie die Datenflüsse aufgebaut sind.
Medien & WerbungAgilico GmbH
Durchgängige Plattform für Medienpreislisten, Offerten, Publikationsplanung und druckfertige Anzeigenaufträge
AutomobilindustrieADG Sales GmbH
Integrierte Plattform für Markenauftritt, Händlernetz, Fahrzeughandel und Aftersales
GesundheitswesenPraxisnetz Nürnberg Süd e.V.
Regionale Terminvermittlung für Arztpraxen mit fachbezogener Suche, sicherer Buchung und automatisierter Abrechnung
Insights
KI & Automatisierung
Je nach Studie nutzen 20, 26 oder 57 % der Unternehmen in Deutschland künstliche Intelligenz. Wir erklären, warum Destatis, KfW und Bitkom zu so unterschiedlichen Werten kommen, wofür der Mittelstand KI einsetzt, ob KI-Nutzer erfolgreicher sind und was den Einstieg bremst.
Prozesse & Automatisierung
Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 beginnt schrittweise die Pflicht zur Ausstellung. Eine Umfrage des Zentralverbands des Deutschen Handwerks unter 1.926 Betrieben zeigt, wie weit die Praxis ist. Wir ordnen die Ergebnisse ein und zeigen, was Sie jetzt vorbereiten sollten.
Häufige Fragen
Entscheidend sind Qualität und Dokumentation der beteiligten APIs, die Datenmengen, die Zahl der Fehlerfälle und die Sicherheitsanforderungen. Deshalb nennen wir keine Pauschalpreise. Im kostenlosen 30-Minuten-Gespräch ordnen wir Ihr Vorhaben ein, auf Wunsch nach einem kurzen Blick in die Schnittstellendokumentation, und Sie erhalten danach einen transparenten Vorschlag zu Vorgehen, Meilensteinen und Abrechnung.
Oft ja. Je nach System nutzen wir Datenbankzugriff, Datei-Exporte, SFTP oder vorhandene Importfunktionen, jeweils mit klaren Regeln, was gelesen und was geschrieben werden darf. Ob ein Weg stabil und vom Hersteller zugelassen ist, prüfen wir vor der Umsetzung.
Strukturierte Werte wie Preise, Mengen oder Datumsangaben lassen sich gut automatisiert auslesen, wenn Plausibilitätsprüfungen das Ergebnis absichern. Bei Agilico extrahiert eine OpenAI-gestützte Analyse Preise, Formate, Auflagen, Rabatte und Zuschläge aus Verlags-PDFs in strukturierte Produktdaten. Ob personenbezogene oder vertrauliche Dokumente an einen externen KI-Dienst gehen dürfen, klären wir vorab mit Ihnen.
Jede Integration ist so gebaut, dass ein Ausfall auffällt und keine halb geschriebenen Datensätze hinterlässt. Fehlgeschlagene Vorgänge werden protokolliert und lassen sich erneut verarbeiten, Ihr Team wird bei Bedarf benachrichtigt. Ändert ein Anbieter seine API, zeigt sich das in Fehlermeldungen und nicht erst in falschen Zahlen. Bei ADG Sales ist der Stammdatenabgleich mit den MySQL-Datenbanken so gebaut, dass ein Fehler dort die Arbeit im Portal nicht blockiert.
Ja, bei Integrationen ist das die Regel. Zugänge, Testumgebungen und Datenzuordnung stimmen wir direkt mit Ihrer IT oder dem Systempartner ab, ohne Projektmanager dazwischen. Am Ende erhalten alle Beteiligten dieselbe Dokumentation der Schnittstelle.
Erstgespräch
Nennen Sie uns die beteiligten Systeme und den Schritt, der heute von Hand passiert. Im kostenlosen 30-Minuten-Gespräch sagen Ihnen die Gründer, welche Anbindung technisch möglich ist und wo die Risiken liegen. Auf Anfragen antworten wir innerhalb von 24 Stunden.
Weitere Leistungen
Interne Tools, Dashboards und SaaS-Produkte, die Ihre Prozesse abbilden, statt sie zu verbiegen. Konzipiert und programmiert von den Gründern selbst.
Mehr erfahrenGeschützte Portale für Kunden, Händler und Mitglieder: Bestellungen, Buchungen und Dokumente im Self-Service, mit klaren Rollen und Freigaben.
Mehr erfahrenAudit nach WCAG 2.2 AA, Korrekturen im Quellcode und automatische Prüfungen in der CI für Webanwendungen, Portale und Onlineshops, die unter das BFSG fallen.
Mehr erfahrenBackend-Erfahrung aus der ePA, eine Terminplattform für ein Praxisnetz und Architekturen, die Art. 9 DSGVO und § 393 SGB V von Anfang an berücksichtigen.
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